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Papierlose Prüfung von Eingangsrechnungen bei Worthington Cylinders GmbH

Ziel des Projekts waren die Einführung eines modernen, papierlosen Eingangsrechnungsworkflows sowie die Automatisation von Routinetätigkeiten. Die Umsetzung erfolgte auf Basis unserer ECM (Enterprise Content Management) Lösung windream.

Durch die Lösung wurde für das Unternehmen folgender Nutzen realisiert:

  • Beschleunigung des Prüfungsprozesses und dadurch eine einfachere Realisierung von Skontoerträgen
  • Reduktion der manuellen Erfassungstätigkeiten und Vereinfachung von Arbeitsabläufen
  • Entfall von Transportwegen, Liegezeiten und Rechnungskopien
  • Einfachere Handhabung von elektronischen Eingangsrechnungen
  • Systemtechnische Nachvollziehbarkeit der Freigaben und Prüfungen
  • Zeitliche Überwachung der Prozesse, Eskalation bei Verzögerungen
  • Schnelles und zentrales Auffinden aller für die Rechnungsprüfung relevanter Belege
  • Vollständige Integration in das ERP System und direkter Zugriff auf die Rechnung
  • Vollständige Kontrolle der Buchhaltung über den gesamten Lebenszyklus der Rechnung

Der Eingangsrechnungsworkflow im Überblick

Mehr als 80% der Eingangsrechnungen erreichen per E-Mail das Unternehmen. Die Informationen der Rechnungen werden automatisiert ausgelesen und mit den Bestellungen im ERP-System verknüpft. Papierrechnungen werden gescannt und danach ebenfalls automatisiert weiterverarbeitet.

Nach der formellen Rechnungskontrolle durch Mitarbeiter der Buchhaltung wird der Freigabeworkflow gestartet:

  • Liegt, wie in den meisten Fällen, eine entsprechende Bestellung im ERP-System vor, wird die Rechnung automatisiert gegen diese Bestellung, den Lieferschein und allfälligen Sperren (z.B. erforderliche Qualitätsprüfungen) geprüft. Stimmt diesbezüglich alles überein, wird die Rechnung ohne manuellen Eingriff mit den Kontierungsinformationen aus der Bestellung (Kontonummer, Kostenstelle, Auftrag etc.) verbucht. Es ist dabei keine gesonderte Freigabe der Rechnung notwendig, da bereits die Bestellung über einen elektronischen Workflow freigegeben wurde. Im Falle von Abweichungen wird von den Mitarbeitern ein Genehmigungsprozess (ähnlich jenem bei Rechnungen ohne Bestellbezug) gestartet.
  • Bei Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug kommt ein zweistufiger Workflow zur Anwendung und die Rechnung wird gemäß 4-Augenprinzip den verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet und von diesen freigegeben. Dies kann auch über ein Tablet – und somit jederzeit und von überall – erfolgen.

Über die Postkorbverwaltung und das integrierte digitale Eingangsrechnungsbuch haben die MitarbeiterInnen der Buchhaltung immer einen aktuellen Überblick über den Status aller Rechnungen im Workflow und können steuernd eingreifen:

Das Eskalationsmanagement bietet dafür eine effiziente Unterstützung. Es warnt zum Beispiel rechtzeitig vor Fristüberschreitungen, indem es den für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeitern automatisch eine E-Mail schickt. Generell sorgt unsere Lösung dafür, dass alle im Geschäftsprozess involvierten Personen immer punktgenau über den aktuellen Status der Eingangsrechnungen informiert sind.

Für die Zahlungsfreigabe werden alle zur Zahlung vorgeschlagenen Belege dem Management elektronisch vorgelegt und gemäß 4-Augen Prinzip freigegeben. Die Einhaltung der entsprechenden Compliance Vorgaben (wie z.B. Stichprobenprüfungen oder zusätzliche Kontrollen bei hohen Rechnungen) wird ebenfalls durch das ECM-System sichergestellt.

Prozessbegleitend bietet windream ECM eine rechtssichere Archivierung aller, für die Rechnungsprüfung und den Einkaufsbereich relevanten Belege (Lieferscheine, Anforderungen, Bestellungen, Zusatzdokumente etc.). Diese werden vom ECM-System archiviert, mit dem ERP-System verknüpft und stehen jederzeit allen Berechtigten auf „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz.

Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region.

Referenz Transgourmet Österreich GmbH

Transgourmet Österreich GmbH senkt die Logistikkosten mit IBM Cognos Planning Analytics um 1,9 Mio. Euro pro Jahr.

Der Marktführer im Großhandel für die Gastronomie optimiert die Kundendeckungsbeiträge durch dezentrale, workflowgesteuerte Planung.

Wien, 18. Sep. 2017 – Transgourmet Österreich (bis April 2016: C+C Pfeiffer) ist Lieferant für die Gastronomie und Hotellerie sowie für den Lebensmitteleinzelhandel in Österreich. Seit Beginn des Jahres 2016 ist das umfirmierte Unternehmen Bestandteil der Transgourmet Holding. Im Lebensmittelgroßhandel für die Gastronomie ist das Unternehmen mit einem Anteil von 22,3 % Marktführer in Österreich. Mit einem Sortiment von 25.000 Artikeln und mehr als 15.000 betreuten Kunden sind die Logistikkosten eine wesentliche Position in der Deckungsbeitragsrechnung.

Um die Logistikkosten zu optimieren bindet Transgourmet die Verkaufsberater, Key Account Manager und Verkaufsleiter in den Planungsprozess ein und beauftragt nach intensiver Recherche SIS Informatik GmbH mit der Einrichtung eines dezentralen, workflowgesteuerten Planungssystem.

Stimmt der Konditionsmix je Kunde?

Der Verkaufsberater hat eine ganze Reihe von Handlungshebeln, um die Konditionen an die Ertragskraft des Kunden anzupassen: Rabatte, Werbekostenzuschüsse, Anzahl der Liefertage, Mindermengengebühren, Kommissionslieferungen können variiert werden. Bestellungen über den Web-Shop, Vereinbarungen über Rollbehältertausch und größere Bestellmengen beeinflussen ebenfalls die Deckungsbeiträge je Kunde.

Bevor sich Transgourmet für SIS und Cognos entschied arbeitete der Großhändler mit Excel. Dies konnte bei einem immer weiter wachsenden Unternehmen aber keine langfristige Lösung sein.

„Durch das Wachstum der letzten Jahre und den Wunsch, die Mitarbeiter stärker in den Planungsprozess einzubinden, ist Transgourmet dem reinen Excel-basierten Arbeiten entwachsen.“ so Andreas Rendl, Bereichsleiter Controlling.

Jährliche Ergebnisverbesserung von 1,9 Mio. Euro

Die Einführung der Kundendeckungsbeitragsrechnung und der dezentralen Planung reduziert die Logistikkosten signifikant. „Seit Einführung des neuen Systems sehen wir eine deutliche Reduktion der Logistikkosten und damit Ergebnisverbesserung.“ bestätigt Herr Rendl die Richtigkeit der Entscheidung für SIS und IBM Cognos.

Für Transgourmet gilt es, jederzeit den Überblick im Planungsprozess bei einer großen Anzahl von Kunden und Anwendern zu haben, die Freigabe der Planung durch die Verkaufsleiter mittels Workflow zu organisieren und auf Änderungen im Planungsmodell rasch und flexibel reagieren zu können.

Über Transgourmet

Das traditionsreiche Unternehmen bietet seit mehr als 50 Jahren das Beste für die Gastronomie, Hotellerie und Gewerbetreibende. Acht Transgourmet-Standorte sowie vier mein c+c Märkte punkten durch die bewährte Kombination aus Abholmarkt und Zustellservice. Transgourmet Kunden können aus einem rund 25.000 Artikel umfassenden Food- und Nonfood Sortiment wählen. Zum Gastronomie-Großhändler gehören auch die Premium Kaffeerösterei JAVAREI aus der Steiermark und der Wein- und Getränkefachgroßhandel TRINKWERK sowie die Premiummarke Cook2.0, die exquisite Lebensmittel anbietet.

Über SIS

SIS Informatik ist Spezialist für die Konzeption und Realisierung maßgeschneiderter Accounting-, Business Intelligence und Corporate Performance Management-Lösungen. Neben der technischen Kompetenz sind dabei das betriebswirtschaftliche Know-how und die Bereitschaft, gemeinsam mit unseren Kunden optimale, anpassungsfähige Softwarelösungen zu entwickeln, die zentralen Komponenten, die uns zu einem starken Partner machen. SIS entwickelt Lösungen auf Basis hochwertiger Technologien von namhaften Partnern wie IBM, Oracle und Qlik.

Rückfragen an:

Peter P. Blöschl
Geschäftsführer SIS Informatik GmbH
office@sisworld.com
www.sisinformatik.com
Tel. 01-3686500-210

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe setzen auf ECM mit windream

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe (IVB) haben sich 2016 entschieden, gemeinsam mit SIS eine windream ECM-Lösung zu realisieren.

In der ersten Projektphase wurde das Vertragsmanagement der IVB nach der Ablöse der alten Software mit windream auf neue Beine gestellt. Es beinhaltet die Verwaltung von eingescannten Verträgen und Vertragszusätzen inkl. Beschlagwortung (z.B. Dokumentenname, Art des Vertrages, Vertragspartner ), Zuordnung von Zuständigen für Kenntnisnahmen sowie der Vertragslaufzeit.

Ein weiteres Projektziel war die Ablöse der bisherigen Archivlösung Easy durch windream. Wichtigster Punkt war dabei die Integration in die bestehenden Applikationen COSware (Fuhrpark-, Werkstatt- und Logistiksoftware) und SIS-REWE (unser Rechnungswesenpaket für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung). Durch den implementierten Abgleichmechanismus von windream werden alle Belege durch die führenden Applikationen beschlagwortet und es wird sichergestellt, dass kein Beleg verloren geht.

In der zweiten Projektphase wurde ein elektronischer Eingangsrechnungsworkflow realisiert. Ein wesentlicher Faktor ist hier die Verwaltung der immer zahlreicher werdenden elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen werden mit Barcode versehen, nach dem Scannen von windream übernommen und die erforderlichen Informationen (über OCR) aus SIS-REWE ausgelesen. Seitens der Buchhaltung erfolgt danach die formelle Prüfung und anschließend die Verteilung der Rechnungen an die verantwortlichen Mitarbeiter/Abteilungen der IVB.  Diese können danach in elektronischen Postkörben die Rechnungen prüfen und freigeben:

Im digitalen Eingangsrechnungsbuch haben die BuchhaltungsmitarbeiterInnen immer einen aktuellen Überblick über den Status der Rechnungen im Workflow. Unterstützt wird dies durch automatische Eskalations-mechanismen (Mailmitteilungen bei Fristüberschreitung) an die zu prüfenden Mitarbeiter. Wichtige Rechnungen werden automatisiert der Finanz- und Geschäftsleitung zur Kenntnisnahme übermittelt. Somit sind alle am Workflow beteiligten Personen immer punktgenau über die Eingangsrechnungen informiert.

Ein Anwenderbericht steht für Sie zum Download zur Verfügung:

 

Die Innsbrucker Verkehrsbetriebe und Stubaitalbahn GmbH wurde 1941 gegründet und beschäftigt mittlerweile mehr als 600 MitarbeiterInnen. Mit Bussen und Straßenbahnen werden auf 30 Linien jährlich über 50 Millionen Fahrgäste befördert – und das auf einem Liniennetz von 341 km.

Fotos: © IVB

Unsere Webinare und Events auf einen Blick

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über unsere kommenden Veranstaltungen. Detaillierte Informationen zu den Inhalten und zur Anmeldung finden Sie unter dem jeweiligen Link.

Die Best of ECM-Webinare stehen nach dem Termin auch immer als Download zur Verfügung. Hier finden Sie eine Übersicht aller aufgezeichneten Webinare. Bei Interesse kontaktieren Sie bitte Alexander Pfann unter +43 (0) 1 3686500-311 oder a.pfann@sisworld.com.


Webinar: Effiziente Auftrags- und Projektzeiterfassung 

Einfaches Zuordnen von Leistungen zu Aufträgen, Projekten, Kostenstellen, etc. – und das auch mobil

Termin: 15. Mai 2018, 11:00 – 12:00 Uhr


Prozessoptimierung und Archivierung in der Praxis 

Kundenprojekte und ihr Nutzen live!

Termin: 7. Juni 2018, 13:30 – 17:00 Uhr, 4040 Linz, Bildungshaus Sankt Magdalena


Webinar: Kostentransparenz auf der Baustelle – tagesaktuell

Termin: 19. Juni 2018, 11:00 – 12:00 Uhr


SIS Kundenforum 2018

Details folgen in Kürze

Termin: 19. September, Ars Electronica Center, Linz