Ablöse von SharePoint durch windream ECM bei Worthington Cylinders

Unser Kunde Worthington Cylinders GmbH nutzt seit mehreren Jahren unsere ECM-Lösung windream für Dokumentenmanagement und rechtssichere Archivierung. windream hat sich dabei für Worthington als strategische Software-Lösung etabliert und wurde aus diesem Grund speziell in den vergangenen beiden Jahren sukzessive und erfolgreich erweitert.

Daher wurde 2018 auch entschieden, die seit knapp 10 Jahren verwendete SharePoint Workflow-Lösung für den E-Mail Versand von Bestellungen und Auftragsbestätigungen durch einen modernen und effizienten windream Workflow abzulösen. Dadurch wurden die entsprechenden Geschäftsprozesse modernisiert, inhaltlich optimiert und beschleunigt.

Als weiterer Vorteil fielen für die Umsetzung dieses Projekts geringere Kosten an, als für die Aktualisierung der bestehenden SharePoint-Lösung notwendig gewesen wären.

Der neue windream Workflow

Mittels der neuen Lösung gelangen nun alle im ERP-System freigegebenen Bestellungen in einen „elektronischen Postkorb“ des Einkauf-Sachbearbeiters, der durch die Freigabe den Workflow anstößt. Die weitere Freigabe erfolgen dann je nach Bestellwert und unter Einhaltung des 4-Augenprinzips durch die entsprechenden Zeichnungsberechtigten bzw. dem Geschäftsführer. Sind alle erforderlichen Freigaben erfolgt wird automatisiert die Bestellungen per E-Mail an die vorgesehenen Ansprechpartner bei den Lieferanten gesendet.

Der Ablauf bei den Auftragsbestätigungen wurde ähnlich realisiert und unterscheidet sich so, dass hier nach erfolgter Validierung durch den Sachbearbeiter diese direkt an den Kunden gesendet werden. Ein 4-Augenprinzip ist hier nicht notwendig, da es nachgelagerte Prüfungen gibt.

Bild: Elektronischer Postkorb für Auftragsbestätigungen

Zusätzlich zum Bestell- und Auftragsbestätigungsworkflow wurden in den letzten beiden Jahren noch weitere windream Workflows für folgende Geschäftsprozesse realisiert:

  • Eingangsrechnungsprüfung:  papierlose Kontrolle und Freigabe der Rechnungen mit erheblicher Zeit- und Kostenreduktion (Details dazu finden Sie in diesem Artikel)
  • Interne Anforderungen:  abteilungsbezogener Workflow als Vorstufe zum Bestellworkflow 
  • Kreditlimitprüfung: papierlose Workflows für Prüfung spezifischer Zahlungskonditionen, Überfälligkeiten, Anlage der Debitoren, gesperrte Aufträge und Aktualisierung der Auskünfte 
  • Zahlungen: papierlose Abwicklung der Freigabe manueller Zahlungen sowie Kontrolle und Archivierung der Bankauszüge in windream

Über Worthington Cylinders

Worthington Cylinders GmbH ist der weltweit führende Hersteller von Druckbehältern und setzt seit über 80 Jahren weltweit Standards. Die in Kienberg in Niederösterreich produzierten nahtlosen Stahlflaschen kommen wegen ihrer einzigartigen Qualität in mehr als 70 Ländern auf allen Kontinenten zum Einsatz. Worthington beschäftigt in Österreich mehr als 400 Mitarbeiter und ist einer der beliebtesten Arbeitgeber in der Region (mehrfacher Gewinner bei „Österreichs beste Arbeitgeber“).